Setiap bisnis saat ini membutuhkan email bisnis professional. Faktanya, memiliki email bisnis memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan pelanggan, kolega dan partner bisnis dengan lebih mudah dan efektif. Namun, menyiapkan email bisnis terkadang bisa menjadi tugas yang rumit dan memerlukan pemahaman tentang beberapa hal teknis. Berikut adalah panduan tentang cara mengatur email hosting untuk bisnis Anda.
Pilih Email Hosting Provider
Sebelum memulai, pastikan Anda memilih provider email hosting yang tepat untuk bisnis Anda. Ada banyak pilihan provider email hosting di luar sana, namun Anda perlu memilih yang menawarkan fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Penting juga untuk mempertimbangkan keamanan data dan privasi dalam memilih provider email hosting. Setelah memilih provider, Anda dapat mulai mengatur email hosting.
Buat Akun Email Bisnis
Setelah memilih provider email hosting, mulailah dengan membuat akun email bisnis. Langkah ini tentunya berbeda untuk setiap provider. Namun, pada umumnya Anda akan diminta untuk memilih nama domain Anda dan email Anda. Pastikan Anda memilih nama domain yang profesional dan mudah diingat oleh pelanggan Anda. Jangan lupa pula untuk membuat password yang kuat dan unik untuk mengamankan akun email Anda.
Mengkonfigurasi DNS
Setelah membuat akun email bisnis, selanjutnya adalah mengkonfigurasi DNS. DNS menghubungkan antara nama domain dengan server email hosting. Pada umumnya, Anda perlu menambahkan beberapa nilai MX Record ke pengaturan DNS Anda agar bisa menggunakan email hosting. Pastikan Anda mengecek dan memastikan setiap nilai MX Record telah diatur dengan benar.
Memeriksa Email Spam Filter
Spam atau email sampah selalu menjadi masalah bagi pengguna email. Hal ini juga berlaku pada email bisnis. Pastikan Anda mengaktifkan spam filter pada email hosting Anda agar tidak terganggu dengan email spam. Namun, pastikan juga bahwa filter spam tidak terlalu ketat sehingga email penting Anda tidak terblokir sebagai spam.
Mengunduh Aplikasi Email Client
Setelah melakukan konfigurasi, langkah selanjutnya adalah mengunduh aplikasi email client. Email client adalah aplikasi yang memungkinkan Anda untuk mengakses email bisnis Anda dengan mudah dan cepat. Ada beberapa aplikasi email client yang dapat digunakan, seperti Microsoft Outlook, Gmail, atau Thunderbird. Pastikan Anda mengatur email client dengan benar sesuai dengan informasi akun email bisnis Anda.
Memastikan Keamanan Akun
Keamanan akun email bisnis Anda sangatlah penting. Pastikan Anda selalu mengaktifkan fitur keamanan seperti dua faktor autentikasi agar akun Anda tidak mudah diakses oleh orang yang tidak berwenang. Selain itu, pastikan juga untuk tidak mengungkapkan informasi akun Anda kepada orang lain atau menggunakan password yang mudah ditebak dan tidak terlalu sederhana.
Mengelola Kapasitas Email
Email bisnis Anda terus bertambah seiring waktu. Oleh karena itu, penting untuk selalu mengelola kapasitas email Anda agar tidak penuh dan menyebabkan email penting terlewatkan. Pastikan Anda rutin membersihkan email yang sudah tidak dibutuhkan dan menyimpan email penting pada folder yang berbeda.
Membuat Signature Email
Untuk meningkatkan profesionalitas email bisnis Anda, tambahkan signature email. Signature email memungkinkan Anda untuk memperkenalkan diri atau bisnis Anda, serta memberikan informasi tambahan seperti nomor telepon dan alamat kantor. Pastikan Anda membuat signature email yang rapi dan sesuai dengan branding bisnis Anda.
Mengatur Out of Office Reply
Ketika Anda sedang tidak bisa menjawab email karena berbagai alasan, pastikan Anda mengatur out of office reply. Out of office reply memungkinkan Anda memberitahukan orang yang mengirimkan email tentang status dan kapan mereka bisa mendapatkan balasan dari Anda. Hal ini sangat berguna agar orang lain tidak menunggu balasan email dari Anda dalam waktu yang lama.
Mengatur Email Filter
Untuk lebih memudahkan pengelolaan email, Anda bisa mengatur email filter. Email filter memungkinkan Anda untuk mengatur email berdasarkan subjek, pengirim, atau bahkan kata kunci tertentu. Hal ini dapat membantu Anda untuk menemukan email penting dengan lebih cepat.
Menghapus Email
Email penting selalu membutuhkan perhatian khusus. Namun, ketika email telah selesai, pastikan Anda menghapusnya dari inbox Anda agar tidak memenuhi ruang penyimpanan. Jangan lupa untuk mengecek terlebih dahulu apakah email tersebut benar-benar tidak diperlukan lagi atau masih bisa digunakan sebagai referensi di kemudian hari.
Menggunakan Email Alias
Jika bisnis Anda memiliki departemen yang berbeda-beda, Anda bisa menggunakan email alias untuk memudahkan komunikasi. Email alias memungkinkan Anda untuk mengirimkan email ke beberapa orang dengan satu alamat email. Pastikan Anda mengatur email alias dengan benar agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman email.
Membuat Grup Email
Jika Anda membutuhkan komunikasi massal dengan karyawan atau pelanggan, maka membuat grup email merupakan pilihan yang tepat. Grup email memungkinkan Anda untuk mengirimkan email ke beberapa orang dengan satu alamat email. Pastikan Anda mengatur grup email dengan benar dan memastikan seseorang tidak terlewatkan dalam pengiriman email.
Mengganti Password Email
Keamanan akun email Anda sangat penting untuk bisnis Anda. Oleh karena itu, pastikan Anda mengganti password email secara rutin. Ganti password email minimal dua kali setahun dan pastikan password yang baru kuat dan unik agar tidak mudah ditebak oleh orang lain.
Mengelola Spam Email
Jika email spam terus mengganggu email bisnis Anda, maka pastikan Anda mengelolanya dengan benar. Jangan sampai email penting terblokir sebagai spam. Pastikan Anda mengaktifkan spam filter dan memeriksa folder spam dengan rutin.
Menjaga Kebersihan Email Inbox
Email inbox yang berantakan dapat membuat Anda kesulitan dalam menemukan email penting. Oleh sebab itu, pastikan Anda menjaga kebersihan email inbox dengan menghapus email yang sudah tidak diperlukan dan membuat folder khusus untuk email penting.
Memastikan Kerahasiaan Data
Keamanan data bisnis Anda adalah hal yang penting. Pastikan Anda selalu memastikan kerahasiaan data di email Anda dengan mengaktifkan fitur keamanan seperti enkripsi dan authentikasi untuk mengamankan email Anda dari orang yang tidak berwenang.
Mengatur Email Forwarding
Jika Anda sering bepergian atau tidak bisa membuka email secara teratur, maka mengatur email forwarding adalah pilihan yang tepat. Email forwarding memungkinkan Anda untuk mengirimkan email dari satu alamat email ke alamat email lain yang bisa Anda akses. Pastikan Anda mengatur email forwarding dengan benar agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman email.
Membuat Email Blast
Jika Anda ingin mengirimkan email massal kepada pelanggan atau klien, maka membuat email blast adalah pilihan yang tepat. Email blast memungkinkan Anda untuk mengirimkan email yang mengandung informasi penting atau promosi ke banyak orang dengan cepat dan mudah. Pastikan Anda membuat email blast yang menarik dan sesuai dengan branding bisnis Anda.
Menjaga Etika Email
Jangan lupa untuk selalu menjaga etika email saat menggunakan email bisnis Anda. Pastikan Anda tidak mengirimkan email yang berisi konten yang tidak pantas atau merugikan orang lain. Selain itu, pastikan Anda membalas email dengan cepat agar orang lain tidak menunggu balasan email dari Anda dalam waktu yang lama.
Menghapus Akun Email
Jika suatu saat Anda tidak lagi memerlukan akun email bisnis Anda, pastikan Anda menghapusnya dengan benar. Menghapus akun email memastikan bahwa data Anda tidak akan digunakan oleh orang lain. Pastikan juga untuk membersihkan data di email tersebut sebelum benar-benar menghapus akun email.
Menjaga Kualitas Email
Menjaga kualitas email penting agar email bisnis Anda terlihat profesional. Pastikan Anda selalu memeriksa ema
il sebelum mengirimkannya dan pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Selain itu, gunakan email bisnis Anda untuk mengirimkan pesan penting atau promosi yang bisa meningkatkan kualitas bisnis Anda.
Mengatur Email Template
Untuk lebih memudahkan dalam membuat email, Anda bisa mengatur email template. Email template adalah sebuah desain email yang sudah disiapkan yang bisa digunakan berkali-kali. Pastikan Anda membuat email template yang sesuai dengan branding bisnis Anda dan mudah digunakan dalam pengiriman email bisnis.
Memeriksa Email Signature
Sebelum mengirimkan email, pastikan Anda memeriksa email signature Anda. Email signature yang salah dapat membuat email bisnis Anda terlihat tidak profesional. Pastikan email signature Anda tersusun dengan rapi, mencantumkan informasi penting dan sesuai dengan branding bisnis Anda.
Membuat Email Autoresponder
Jika Anda tidak bisa membalas email secara langsung, membuat email autoresponder adalah pilihan yang tepat. Email autoresponder memungkinkan Anda untuk memberikan respon otomatis kepada pengirim email. Pastikan Anda membuat email autoresponder yang jelas dan menyebutkan kapan Anda bisa memberikan balasan email secara langsung.
Mengatur Email Reminder
Agar tidak terlewatkan dalam menanggapi email penting, penggunaan email reminder sangatlah berguna. Email reminder memungkinkan Anda untuk mengatur waktu dan tanggal tertentu untuk mengirimkan email. Pastikan Anda menggunakan email reminder dengan baik agar tidak mengganggu pengirim email.
Menjaga Kecepatan Email
Pastikan Anda menjaga kecepatan email Anda agar tidak terlalu lama dalam menanggapi email bisnis. Jangan sampai ada pelanggan atau klien yang kecewa karena email mereka tidak dijawab dalam waktu yang tepat. Pastikan juga koneksi internet Anda stabil agar tidak terputus dalam pengiriman email.
Kesimpulan
Dalam penggunaan email bisnis, mengatur email hosting sangat penting. Pastikan Anda memilih provider email hosting yang tepat, membuat akun email bisnis, mengatur DNS, dan mengaktifkan filter spam. Selain itu, pastikan Anda selalu memeriksa email secara berkala, menjaga keamanan dan kerahasiaan data, dan menjaga etika email saat menggunakan email bisnis. Dengan mengikuti panduan ini, bisnis Anda dapat menggunakan email bisnis dengan lebih cepat, mudah, dan efisien.
